よくある質問：ビジネスマナー全般
書類・データのマナー
領収書の正しい発行方法
社会人になれば、「領収書をお願いします。」と言われることも多いでしょう。
レジから規定の項目を記載した上で印字できることもあり、あまり意識することもなく発行出来ますが、記載もれなどが無いように確認するためにも、基本をきちんと理解しておきましょう。
領収書を発行するときには以下の項目に特に注意しましょう。
１）日付を記入する
領収書には発行した日付を正確に記入します。
２）相手方の会社は正式名称で記載する
（株）や（有）と省略せずに〇〇株式会社や有限会社〇〇と書くのがベターでしょう。
３）金額の前後には記号を付ける
金額が改竄されることを防止するため、「￥50,000－」や「金50,000円也」のように数字は3桁ごとに区切り、その前後には記号を付しましょう。
４）５万円以上の領収書には収入印紙が必要
領収書には金額によって決められた収入印紙を貼付しなければなりません。収入印紙の貼り忘れや金額不足が発覚すれば本来の印紙税額の3倍の金額が課せられます。
売上に関わる領収書では、金額と印紙税額は以下の通りとなっています。
・5万円未満・・・非課税
・100万円以下・・・200円
・100万円を超え200万円以下・・・400円
・200万円を超え300万円以下・・・600円
・300万円を超え500万円以下・・・1千円
・500万円を超え1千万円以下・・・2千円
・1千万円を超え2千万円以下・・・4千円
・2千万円を超え3千万円以下・・・6千円
・3千万円を超え5千万円以下・・・1万円
・5千万円を超え1億円以下・・・2万円
・1億円を超え2億円以下・・・4万円
・2億円を超え3億円以下・・・6万円
・3億円を超え5億円以下・・・10万円
・5億円を超え10億円以下・・・15万円
・10億円を超える・・・20万円
・受取金額の記載がない・・・200円
５）収入印紙には割り印を忘れずに
収入印紙は消印をしてはじめて印紙税を納めたことになります。消印は、担当者の認印でも問題ありません。
収入印紙の消印の方法については、法律に規定があり、「文書の作成者又は代理人、使用人その他の従業者の印章又は署名によることになっています。」「氏名、名称などを表示した日付印、役職名、名称などを表示したゴム印のようなものでも差し支えありません。」
また押印する場所は、「印紙税の課税対象になる文書に印紙を貼り付けた場合には、その文書と印紙の彩紋とにかけて判明に印紙を消さなければならない。」と定められています。つまり、文書と収入印紙の真ん中の絵の部分にかかるように消せば良いとのことです。
６）領収書の発行者の名前と住所を記載する
会社名と住所の入ったゴム印を押し、認印としての角印を押しておけば問題ありません。
主要な規定は以上の通りです。
細かい規定は様々ありますが、まずは基本を押さえておきましょう。
情報漏洩の防ぎ方
現代社会において情報というのは非常に重要な財産であるともいえます。
こうした情報が漏洩するということは会社にとって重要な財産が失われるというだけでなく、個人情報などの漏洩は会社にとって訴訟などの問題をもたらすリスクもあります。
意図的に情報を漏洩するなどは論外ですが、知らず知らずに情報漏洩に加担しないように十分注意しましょう。ビジネスマナーとしての情報管理は、身近な所から始まります。
機密情報や個人情報の範囲
まずは機密情報や個人情報の範囲をご説明します。
一般的には以下のような項目がその対象となります。
- ・顧客の氏名、年齢、住所や取引状況などの情報
- ・社員の氏名や待遇に関する情報
- ・会社の経営に関する情報
- ・技術等に関する情報
注意する点
これらの情報を会社側だけではなく、社員一人一人の注意で守っていく意識を持つことが大切です。
その為には以下の行為は行わないように気を付けましょう。
- ・外で重要な話をしない
- ・重要な情報は持ち歩かない
外で話をする際、誰も聞いていないという保証はないですよね。重要な話は多くの人が集まるような場合は避けましょう。
また、意外と気づかないかもしれませんが、携帯電話での会話も、周囲に聞こえますので注意しましょう。
重要な情報の持ち出しの際には、くれぐれも注意しましょう。
置き忘れというのもあり得ますし、ひったくりや置き引きなどの可能性もあります。
万一に備え、データにはパスワードロックを掛けるなどして漏洩しにくい工夫をしましょう。
大切な情報に、注意しすぎることはありません。用心して取り扱いましょう。
